Template: Auftragsverwaltung

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App-Beschreibung

Mit der Auftragsverwaltung kannst du verschiedene Arbeitsaufträge verwalten. Das Template bietet dir die Möglichkeit Aufträge an Verantwortliche zuzuweisen, zu beschreiben und deren Bearbeitung zu protokollieren.

Jeder Auftrag, den du erstellst, wird mit den wichtigsten Informationen in einer Auftragsübersicht aufgeführt: Auftragsnummer, aktueller Bearbeitungsstatus, aktuell verantwortliche Person, Auftragstitel und Erstellungsdatum. Darüber hinaus finden sich in der Detailansicht eines jeden Auftrages weitere Informationen wie eine konkrete Beschreibung, das letzte Änderungsdatum etc.

In beiden Ansichten, Übersicht und Detailansicht, kann ein Auftrag per Knopfdruck angenommen und abgeschlossen werden. Dabei wird immer nur der jeweils nächste Bearbeitungsschritt als eindeutiger Button angezeigt. Offene Aufträge lassen sich über den Button in Bearbeitung versetzen und Aufträge in Bearbeitung können per Knopfdruck abgeschlossen und bei Bedarf wieder eröffnet werden.

Jede Aktion wird zusammen mit ihrem Bearbeiter in einer auftragsspezifischen Statushistorie protokolliert. Somit hat jeder Auftrag eine eindeutige Historie, die klar zeigt, wer wann welche Aktion ausgeführt hat.

Über die Standardfunktionen von saas.do ist selbstverständlich auch die Benutzerverwaltung abgedeckt, mit der du schnell und einfach weitere Benutzer in deine App einladen und verwalten kannst. 

Enthaltene Features

• Anlegen und verwalten von Aufträgen
• Zuweisung von Verantwortlichkeiten
• Automatische Bearbeitungshistorie von Aufträgen
• Itemactions um Bearbeitung von Aufträgen zu starten und diese abzuschließen
• Eindeutige Unterscheidung der Aufträge anhand eigener, eindeutiger Nummern

Settings

App design: Modern

Main language: german

Entitäten

Das Template enthält standardmäßig folgende fünf Entitäten:

1. Benutzer: Standard Entität des Benutzerverzeichnisses. Daten können erweitert werden.
2. Organisation: Standard Entität für die Zugehörigkeit einer App zur Organisation. Daten können erweitert werden.
3. Gruppe: Standard Entität der Nutzer-Berechtigungsgruppen user, superuser, admin, superadmin. Nicht veränderbar.
4. Aufträge: Beinhaltet die Auftragsdaten wie Auftragsnummer, Verantwortlichen, Titel und Beschreibung. Steht in Relation zur Auftragshistorie. Jeder Auftrag hat viele Einträge in der Statushistorie.
5. Statushistorie: Speichert den Bearbeitungsstatus, einschließlich Bearbeiter und Datum. Steht in Relation zu Aufträgen. Jede Statushistorie ist einem Auftrag zugeordnet.

Workflows

Folgende vier Workflows enthält das Template:

Itemactions:

1. Auftrag „abschließen“: Die Verwendung der Item-Action bzw. des Buttons setzt den Auftragsstatus auf „fertig“. Dabei wird der ausführende Benutzer als Bearbeiter protokolliert.
   Nach Erstellung der neuen Statusmeldung wird der Benutzer zurück auf die vorherige Seite weitergeleitet, wo er die Aktion ausgeführt hat. Dort wird dem Benutzer die Aktion verbal bestätigt.
2. Auftrag „In Arbeit“: Die Verwendung der Item-Action bzw. des Buttons setzt den Auftragsstatus auf „In Arbeit“. Dabei wird der ausführende Benutzer als Bearbeiter protokolliert. 
   Nach Erstellung der neuen Statusmeldung wird der Benutzer zurück auf die vorherige Seite weitergeleitet, wo er die Aktion ausgeführt hat. Dort wird dem Benutzer die Aktion verbal bestätigt.

Workflows:

1. WHEN Create Auftrag: Legt automatisch eine Statusmeldung „Erstellt“ mit ihrem Ersteller in der Statushistorie an und weist den Auftrag automatisch dem eingeloggten Benutzer zu, sofern zur Auftragserstellung kein weiterer Benutzer zugewiesen worden ist.
2. WHEN Create manual Status: Sobald eine neue Statusmeldung für einen Auftrag erstellt wird, wird der aktuell eingeloggte Benutzer als Statusbearbeiter eingetragen.

Funktionsbeschreibung

Du kannst Aufträge in der App erstellen, Verantwortliche zuweisen und erstellte Aufträge bearbeiten. 

Die Auftragsverwaltung

Aufträge anlegen

Aufträge werden in der Auftragsverwaltungsübersicht über die Overview-Action "+"(Erstellen) hinzugefügt.

Für einen neuen Auftrag können die folgenden Felder gefüllt werden:

• Verantwortliche Person (string)
• Titel (string)
• Auftragsbeschreibung (string – textbox)

Einen Auftrag bearbeiten

Über die gelbe Itemaction kannst du die Bearbeitung eines Auftrages starten, indem du den Auftragsstatus auf "In Arbeit" setzt. Dadurch wechselt der aktuelle Auftragsstatus und der vorher gelbe Button für wechselt zu einem grünen Button, mit dem sich der Auftrag später abschließen lässt.

Einen Auftrag abschließen

Über die grüne Itemaction kannst du einen Auftrag abschließen. Dadurch wechselt der Auftragsstatus zu "Fertig". Bei Bedarf lässt sich der abgeschlossene Auftrag auch wiedereröffnen und erneut fertigstellen.

Statushistorie zu Aufträgen

Jeder Auftrag hat seine eigene besitzt Statushistorie als Relation. Hier wird der jeweilige Bearbeitungsstand bzw. jeder Statuswechsel automatisch aufgezeichnet. So sind Datum des Statuswechsels sowie der Bearbeiter immer nachvollziehbar.

Folgende Daten werden in einer Statusmeldung protokolliert:

• Datum (date&time)
• Statusmeldung (option)
• Statusbearbeiter (relation)

Berechtigungskonzept zur Auftragsverwaltung

Das Berechtigungskonzept der App basiert auf den vier Standardbenutzergruppen von saas.do:

• user
• superuser
• admin
• superadmin

In unserer App soll jeder Benutzer einen neuen Auftrag anlegen und bearbeiten dürfen, schließlich sollen Aufträge auch delegiert und von anderen übernommen werden können. Alle Nutzergruppen haben hier dieselben Berechtigungen.

Anders ist es bei der Statushistorie. Jeder Benutzer hat denselben Lesezugriff auf die Übersichtsseite der Statusmeldungen eines Auftrages. Darüber hinaus ist die Manipulation bzw. das Nachkorrigieren und Anlegen eines neuen Bearbeitungsstatus allein den Vorgesetzten vorbehalten. Als Vorgesetzter hat man in der Regel eine höhere Berechtigungsstufe, auch um Korrekturen am System vornehmen zu dürfen.

Die "normalen" user-Kollegen können den Status nur über die Itemactions verändern.

Verwandte Themen

• App erstellen
• App importieren
• App verwalten
• Permissions
• Overview- und Item-Actions erstellen